אירוע חברה שעובדים באמת רוצים להגיע אליו: רעיונות ועקרונות לגיבוש מוצלח
יום גיבוש יכול לחזק את הצוות או להרגיש כמו חובה מעייפת. איך מתכננים אירוע חברה שמתאים לעובדים, לתקציב ולתרבות הארגונית, ומה הופך אותו למוצלח.
כמעט בכל ארגון בישראל יש לפחות אירוע אחד בשנה שבו כולם יוצאים מהמשרד יחד: טיול גיבוש, אירוע ראש השנה, מסיבת סוף שנה או יום כיף. כשהאירוע מצליח, הוא יוצר חיבור אמיתי בין עובדים שבקושי מכירים זה את זה, משפר את מצב הרוח ונזכר בחיוך גם חודשים אחר כך. כשהוא נכשל, הוא מרגיש כמו עוד יום עבודה, רק עם יותר נסיעות. ההבדל בין שני התרחישים כמעט אף פעם לא נמצא בתקציב. הוא נמצא בתכנון, בהקשבה לעובדים ובהבנה של מה המטרה.
להתחיל מהמטרה
לפני שבוחרים פעילות, כדאי לשאול למה בכלל עושים את האירוע. האם המטרה היא לחבר בין צוותים שעובדים בנפרד, לחגוג הצלחה, לקלוט עובדים חדשים, להוקיר את העובדים על שנה קשה או פשוט לתת לכולם יום של הנאה. לכל מטרה מתאים סוג אחר של אירוע.
אירוע שנועד לחבר בין צוותים, למשל, ירוויח מפעילויות שמחייבות שיתוף פעולה בקבוצות מעורבות. אירוע הוקרה, לעומת זאת, צריך להרגיש כמו פינוק, בלי משימות ואתגרים. כשהמטרה ברורה, קל יותר להחליט על התוכן, על המיקום ועל אופי היום.
להכיר את הקהל
צוות של מתכנתים צעירים, צוות מכירות תוסס וצוות הנהלת חשבונות ותיק הם קהלים שונים לגמרי. מה שנחשב לחוויה מרגשת בעיני חלק מהעובדים עלול להיות מלחיץ או לא נעים לאחרים. פעילויות אתגריות מאוד, כמו סנפלינג או מסלולי מכשולים, אינן מתאימות לכולם, ועובדים עם מגבלות פיזיות, הורים לילדים קטנים או עובדים שומרי כשרות ושבת צריכים להרגיש שגם הם נלקחו בחשבון.
דרך טובה להכיר את הקהל היא פשוט לשאול. סקר קצר בין העובדים, עם כמה אפשרויות ומקום להערות, נותן תמונה ברורה של ההעדפות ויוצר תחושה של שותפות. עובדים שהתייעצו איתם מגיעים לאירוע עם הרבה יותר מוטיבציה.
רעיונות לפעילויות
המגוון באירועי חברה גדול מאוד, וכדאי להתאים את הפעילות לעונה, לגודל הקבוצה ולמטרה. הנה כמה כיוונים פופולריים:
- סדנת בישול קבוצתית, שבה כל צוות מכין מנה וכולם אוכלים יחד בסוף
- משחק משימות או חדר בריחה, שמחייב שיתוף פעולה ויצירתיות
- טיול מודרך באזור עם סיפור, כמו סיור אוכל בשוק או סיור היסטורי
- יום התנדבות משותף למען הקהילה
- סדנאות יצירה, מוזיקה או תיפוף
- ערב הופעה או סטנדאפ, עם ארוחה טובה
כוחה של משמעות
אחת המגמות הבולטות באירועי חברה בשנים האחרונות היא שילוב של משמעות. ימי התנדבות, כמו שיפוץ מועדונית לילדים, אריזת חבילות מזון או עבודה בחקלאות, יוצרים חיבור מיוחד בין העובדים, כי הם פועלים יחד למען מטרה מחוץ לעצמם.
אירועים כאלה גם מחזקים את הזהות הארגונית ואת תחושת הגאווה במקום העבודה. חשוב רק שההתנדבות תהיה אמיתית ולא טקס צילום, ושהיא תותאם ליכולות של הקבוצה ולצרכים של הארגון שמקבל את העזרה.
לוגיסטיקה שעושה את ההבדל
גם הרעיון הטוב ביותר יכול להיכשל בגלל לוגיסטיקה. בחרו מיקום נגיש לרוב העובדים, דאגו להסעה מסודרת אם המקום רחוק, והקפידו על לוח זמנים מציאותי שמשאיר זמן להפסקות ולשיחות חופשיות. לא כל רגע צריך להיות מתוכנן. לעיתים קרובות, החיבורים הכי טובים נוצרים בזמן הפנוי בין הפעילויות.
האוכל הוא חלק מרכזי מכל אירוע ישראלי. ודאו שיש מענה לכל הצרכים: כשרות, צמחונות, טבעונות ואלרגיות. ובאירועים שבהם מוגש אלכוהול, דאגו לפתרונות הסעה הביתה כדי שאף אחד לא ינהג אחרי שתייה.
האירוע בשעות העבודה או אחריהן
שאלה שעולה בכל ארגון היא מתי לקיים את האירוע. אירוע בשעות העבודה מעביר מסר ברור שהארגון משקיע בעובדים, ומאפשר לכולם להשתתף בלי לוותר על זמן משפחתי. אירוע ערב או סוף שבוע עשוי להיות חגיגי יותר, אבל עלול להקשות על הורים ועל מי שיש לו מחויבויות אחרות.
פתרון ביניים שעובד היטב הוא אירוע שמתחיל אחר הצהריים ומסתיים בשעת ערב מוקדמת. כך העובדים מקבלים חוויה מלאה, וגם מספיקים לחזור הביתה בשעה סבירה. אם מתוכנן אירוע בערב, כדאי לשקול להזמין גם בני ובנות זוג.
אחרי האירוע
העבודה לא נגמרת כשהאוטובוס חוזר. שלחו לעובדים תמונות מהיום, תודה קצרה וסקר משוב. המשוב יעזור לכם לתכנן את האירוע הבא טוב יותר, וגם ישדר לעובדים שדעתם חשובה.
תקציב חכם
תקציב מוגבל אינו גזירת גורל לאירוע משעמם. לעיתים קרובות, הרעיונות היצירתיים ביותר הם גם הזולים ביותר. פיקניק מאורגן בפארק, תחרות בישול במשרד, טורניר ספורט ידידותי או ערב כישרונות שבו העובדים עצמם מופיעים, יכולים ליצור חוויה מצוינת בעלות נמוכה.
כשמשווים בין ספקים, בקשו הצעות מפורטות שכוללות את כל הרכיבים: הפעילות, ההסעה, האוכל, הציוד והמדריכים. השוו בין הצעות על בסיס עלות לעובד, ושאלו על הנחות לקבוצות גדולות או לתאריכים פחות מבוקשים. ימי חול באמצע השבוע ותקופות מחוץ לעונת החגים זולים בדרך כלל יותר.
לשתף את העובדים בארגון
דרך נוספת לחזק את המעורבות היא להקים ועדה קטנה של עובדים מצוותים שונים, שתשתתף בתכנון. העובדים מכירים את הקהל טוב יותר מכל ספק חיצוני, והם יכולים להציע רעיונות שמתאימים לאופי הארגון. בנוסף, כשעובדים רואים שעמיתיהם היו שותפים, הם מגיעים עם יותר אמון וסקרנות.
בסופו של דבר, אירוע חברה מוצלח הוא לא האירוע היקר ביותר, אלא זה שבו העובדים הרגישו שחשבו עליהם. כשמתחילים ממטרה ברורה, מקשיבים לצוות, בוחרים פעילות מתאימה ומקפידים על הפרטים, יום אחד מחוץ למשרד יכול להשפיע על האווירה בארגון לאורך כל השנה.
